La presente guida, strutturata come evidenziato nell’indice, distingue il patrimonio storico-documentario e bibliografico in quattro segmenti principali: il primo dedicato alla documentazione vera e propria, il secondo relativo all’iconografia (fotografie e altre fonti “figurative”), il terzo inerente l’attività del DocBi stesso (e dei soggetti da cui deriva e di quelli che oggi contiene) e l’ultimo specifico per le biblioteche e la videoteca. Si tratta, ovviamente, di una compartimentazione convenzionale e di uso pratico a fronte del fatto che le quattro sezioni sono sempre e comunque integrate l’una alle altre, cioè sono da considerarsi un tutt’uno dal punto di vista della fruibilità e dell’utilizzo che il DocBi ne ha fatto e ne fa. Le sezioni sono sottoripartite secondo criteri altrettanto convenzionali che tengono conto della spontanea organizzazione dei contenuti, senza previi condizionamenti metodologici specifici. Ciascuna sezione è introdotta da un testo descrittivo generale. Le prime due sezioni sono precedute da un elenco alfabetico dei fondi in esse compresi. I singoli fondi sono presentati in ordine alfabetico rispetto al nome convenzionalmente assegnato. Di ciascun fondo sono stati indicati:

- la consistenza (unità archivistiche o informazioni più generiche se non inventariati);
- gli estremi cronologici;
- una breve descrizione del contenuto con la segnalazione degli elementi di maggior interesse;
- l’attuale condizione archivistica (stato di riordinamento, supporto di inventariazione e la responsabilità degli interventi archivistici);
- il percorso di acquisizione;
- la bibliografia specifica (ove presente e intesa come strettamente connessa al fondo archivistico in oggetto, ovvero non semplici citazioni, ma monografie, saggi dedicati e approfondimenti su cataloghi di mostre);
- le mostre nelle quali è stata utilizzata la documentazione.

La conformazione delle schede descrittive dei fondi si ritrova anche nella terza sezione, ma in questo caso gli elementi costitutivi sono proposti in ordine cronologico rispetto al periodo di attività delle entità di cui si conservano i documenti, anche per evidenziarne la consequenzialità operativa. Le schede elaborate per le due biblioteche e per la videoteca hanno la stessa impostazione quali-quantitativa. La guida contiene anche una serie di box di approfondimento tematico. Detti approfondimenti riguardano esperienze di vario tipo (mostre, percorsi di ricerca, pubblicazioni, attività di schedatura e di tutela, ecc.) che il DocBi ha vissuto e condiviso grazie al proprio patrimonio storico-documentario e bibliografico.


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